3 redenen waarom BizzMine een beter workflow platform is dan Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint werd initieel ontwikkeld als portaal waar gebruikers informatie en documenten met elkaar kunnen delen. Vooral de integratie met MS Office voor het (samen) bewerken van documenten is vaak een reden waarom bedrijven voor een SharePoint oplossing kiezen. Maar voor het configureren van iets uitgebreidere workflow blijkt Microsoft SharePoint niet het ideale platform te zijn…

Workflow in SharePoint opzetten is zeer complex en tijdrovend.

Een kant-en-klaar workflow-proces opzetten waarbij een uitgebreid invulformulier stap voor stap van de ene medewerker naar de andere gaat, is in MS SharePoint niet makkelijk te configureren. Wil je bovendien ook slechts een deel van het formulier tonen per processtap of enkele logische condities en regels inbouwen in het procesverloop dan wordt het in MS SharePoint al helemaal een configuratie-nachtmerrie.

Moedige ICT-medewerkers opperen vaak dat dit allemaal zo kan geprogrammeerd worden in MS SharePoint. Dit klopt grotendeels, alleen is dit een lang en pijnlijk proces. Je kan bijna net zo goed met Visual Studio een volledig nieuw project starten en alles zelf ontwikkelen. Over de voorbije jaren zagen we meermaals hoe dergelijke ambitieuze projecten van de IT-afdeling van een prospect uiteindelijk na een jaar ontwikkeling niet eens tot een eerste versie van de gewenste workflow raakten. Dit is meer regel dan uitzondering. Maak dan maar eens de rekening van de gepresteerde werkuren. En dan spreken we nog niet eens van de kosten die met een dergelijke projectvertraging gepaard gaan.

Met BizzMine daarentegen is het mogelijk om in enkele uren een volledig workflow-proces te implementeren met een gebruiksvriendelijk invulformulier dat zich per processtap aanpast aan de gebruiker. Je voegt in een handomdraai de nodige condities en regels toe aan de verschillende processtappen. En in een paar minuten tijd creëer je mooie en overzichtelijke dashboards die de statistische resultaten van je proces visualiseren.

En dit alles… zonder één lijn programmeren! Bijkomend voordeel is dus dat een proceseigenaar, die handig is met software en een korte BizzMine-opleiding heeft gekregen, perfect in staat is om zelf een proces uit te werken en te onderhouden. Bij BizzMine kan je er namelijk voor kiezen om de implementatie zelf met eigen mensen te doen. Of misschien laat je dit toch liever aan een BizzMine consultant over? Een combinatie van beide is uiteraard ook mogelijk. In elk geval kan je er van uit gaan dat de doorlooptijd tot het eerste live workflow-proces bij BizzMine een kwestie van uren of dagen is, en niet maanden (of jaren) zoals bij de meeste SharePoint-implementaties. 

Onderhoud van de Sharepoint configuratie (maatwerk) is niet evident.

Workflow-processen die in MS Sharepoint geconfigureerd zijn, uitbreiden of aanpassen, is ook vaak moeilijk. En in sommige gevallen is het zelfs zo goed als onmogelijk doordat de externe of interne persoon die het proces heeft opgezet niet langer beschikbaar is. Andere interne programmeurs durven in zo’n situatie vaak niets te wijzigen aan een bestaande implementatie uit schrik om een werkend proces kapot te maken. Externe Sharepoint consultants zijn heel erg duur, wat in combinatie met de arbeidsintensieve aanpassingen vaak leidt tot extreem hoge facturen. Niet zelden zie je in dergelijke situaties dat gebruikers verplicht zijn om op een verouderde manier te blijven werken. Zo kan het geïmplementeerde proces uiteindelijk zelfs een stille dood sterven.

In BizzMine kan je bestaande processen even eenvoudig aanpassen als nieuwe processen opzetten. Dit kan perfect door proceseigenaars of interne ICT-medewerkers gebeuren, tenzij de voorkeur gaat naar een BizzMine consultant die, afhankelijk van de complexiteit, de klus in enkele uren tot maximum enkele dagen uitvoert.

MS Sharepoint vraagt veel ICT-resources om de software te installeren en te onderhouden.

Om een MS Sharepoint omgeving op te zetten heb je al snel behoorlijk wat (virtuele) hardware resources nodig. Daarnaast vergt het ook veel tijd en energie om de servers en de software up-to-date te houden. Daarenboven veroorzaakt het installeren van MS Sharepoint updates of nieuwere versies soms conflicten met het maatwerk in de configuratie.

Het is belangrijk hierbij aan te stippen dat de Sharepoint-versie die in het online Office-365-abonnement vervat zit, te gebruiken is “as-is”. Deze versie laat, in tegenstelling tot de Standard of Enterprise Edition, niet toe om uitgebreide aanpassingen of configuratiewijzigingen door te voeren. Je komt dus vanzelf weer terecht bij een zelf te onderhouden Sharepoint-farm.

Resultaat: een basisinfrastructuur voor MS Sharepoint opzetten en onderhouden is duur en tijdrovend.

Met BizzMine daarentegen kan je kiezen voor een On-Premises-versie waarvoor je enkel een MS SQL Server en een standaard IIS-server nodig hebt. Wil je helemaal bevrijd zijn van het onderhouden van servers? Dan kies je gewoon voor de BizzMine-oplossing in the cloud.